Modul Organizácia a riadenie

Organizácia práce a riadenie firmy nikdy nebolo jednoduchšie. Zadávajte úlohy, organizujte porady, sledujte výkazy činností, alebo jednoducho len dohliadajte nad tokom klasickej aj elektronickej pošty. Modul Organizácia a riadenie Vám pomôže udávať smer Vášho podnikania. Vyskúšajte kompletný manažérsky systém QI.

„Organizácia a riadenie je jeden zo základných modulov, ktoré odporúčame každej firme. Umožňuje totiž plánovanie práce, riadenie porád, zadávanie úloh a vôbec celý rad ďalších činností, bez ktorých sa moderné podnikanie nezaobíde.“

Podrobnosti:

• je určený spoločnostiam, ktoré chcú mať prehľad nad zadávaním úloh svojim zamestnancom
• vyhovuje potrebám organizácie a riadeniu pracovných porád
• ponúka veľa možností, ako riadiť porady, zadanie práce a vôbec celý pracovný proces
• pomáha s evidenciou pošty, ktorú priraďuje k jednotlivým položkám v systéme podľa ľubovoľného kľúča
• umožňuje držať prehľad nad postupom projektov a plnením jednotlivých úloh
• zavedie do každej firmy poriadok

Modul Procesy

Prednastavené procesy pomôžu s riadením projektov. Nastavte si opakované firemné procesy už vopred a zjednodušíte tým prácu projektového manažéra. Riadenie projektov tak dostane úplne nový rozmer.

"QI umožňuje pripraviť sa na štandardné situácie vo firme už vopred. Opakované firemné procesy, ako napríklad zaúčtovanie prijatých platieb, spracovanie miezd alebo organizáciu školení, možno vopred nastaviť ako proces a tento potom generovať opakovane v podobe projektu. Takýto projekt je potom možné upravovať v rámci štandardného projektového riadenia."

Podrobnosti:

• je určený spoločnostiam, ktoré chcú mať všetko vopred pripravené
• je vhodný pre tých, ktorí neradi strácajú čas opakovanou prípravou podobných projektov
• ponúka prehľadnú a vizuálnu podobu prípravy projektov
• ponúka významnú úsporu času všetkým druhom firiem, ktoré využívajú hoci len v malom meradle projektové riadenie

Modul Projekty

Riadenie firemných projektov nikdy nebolo jednoduchšie. Modul Projekty dáva užívateľovi pohodlné nástroje na riadenie projektovej práce každého druhu. S týmto nástrojom Vám už neunikne jediný termín.

„S rastúcou zložitosťou projektu stúpajú aj nároky na plánovanie a koordináciu využitia všetkých dostupných zdrojov. Dodržať časový harmonogram, rozpočet a zároveň dosiahnuť vytýčený cieľ je často ťažké aj s pomocou sofistikovaných nástrojov, bez nich je to potom takmer nemožné.“

Podrobnosti:

• je určený spoločnostiam, ktoré chcú úspešne riadiť projekty a súčasne majú vysoké nároky na optimalizáciu využívania disponibilných kapacít.
• pomáha vedúcim tímov, ktorých výsledky sú závislé na súhre a spolupráci zamestnancov.
• pomáha riešiť plánovanie, organizáciu a vedenie projektov a ich jednotlivých fáz.
• umožňuje členenie projektu na jednotlivé etapy, podprojekty, úlohy, marketingové akcie, porady či obchodné stretnutia.
• plne rešpektuje vývoj projektu. V praxi sa pomerne často stáva, že z jednoduchej úlohy vznikne zložitejší projekt, na ktorý je potrebné vyčleniť kapacitu celého tímu ľudí. Modul Projekty QI Vám v tomto vychádza v ústrety. Okamžite môžete získať dokonalý prehľad o voľných kapacitách a reagovať na zmeny či neočakávané situácie a projekty podľa potreby upravovať či aktualizovať.
• umožňuje sledovanie nielen kapacít osôb, strojov, zariadení, ale aj rokovacích miestností. Zabezpečuje prepojenie kapacít jednotlivých zdrojov v rámci projektu a optimalizáciu ich využitia tak, aby ste z nich mohli vyťažiť maximum.
• pre plánovanie a riadenie dáva k dispozícii Ganttové grafy umožňujúce prehľadné plánovanie činností a diagramy znázorňujúce čerpanie kapacít v čase.
• je vhodný pre komplexné riadenie projektov, ale uplatní sa aj pri každodennej práci napríklad pri organizovaní porád.

Stanovenie priorít
Pri každom projekte alebo úlohe je možné stanoviť si priority či dôležitosť. Priorita pomáha užívateľom určiť správne poradie plnenia úloh, čo ocenia najmä vo chvíli, keď je sezóna v plnom prúde.

Optimálne využitie zdrojov
Modul Projekty QI zabezpečuje prepojenie kapacít jednotlivých zdrojov v rámci projektu a optimalizáciu ich využitia.

Sledovanie priebehu projektu
Projekty QI umožňujú sledovanie nielen časového harmonogramu a nadväzností v grafickej podobe, ale aj stav jednotlivých fáz projektu.

Modul Workflow

Procesné riadenie podniku prináša jasné výhody. Štandardné postupy vo Vašej firme už nabudúce vyrieši definované workflow. Práca doslova bude plynúť sama od seba a jednoduché úkony budú prebiehať bez nutnosti Vášho zásahu.

„V module Workflow je možné definovať firemné procesy a evidovať dokumenty, ktoré vznikajú v príslušných procesoch. Každý definovaný proces môže obsahovať aj podproces. Ku každému procesu je možné zadať zodpovednú osobu, kto bude proces vykonávať, ku každej činnosti je možné pripojiť ľubovoľnú programovú funkciu, ľubovoľný doklad apod.“

Podrobnosti:

• je prínosom pre všetkých, ktorí si prácu radi plánujú do posledného detailu
• pomôže s úlohami, ktoré možno automatizovať
• zavádza do procesov schvaľovacie prvky a ďalšie postupy, ktoré umožňujú v procesoch zaviesť poriadok
• zjednodušuje rutinnú agendu
• šetrí čas ľudských zdrojov na bežné činnosti ako fakturácia, či schvaľovanie výdajov

Workflow využijete pretože:

• každý definovaný proces môže obsahovať aj podproces
• ku každému procesu je možné zadať zodpovednú osobu, kto bude proces vykonávať
• ku každej činnosti je možné pripojiť ľubovoľnú programovú funkciu, ľubovoľný doklad apod.

Použitie Workflow

Pomocou definície typových procesov a podprocesov vrátane toku dokumentov možno významne podporiť korektný postup napríklad pri vytváraní dokladov. V rámci procesu možno aplikovať rozhodovacie a schvaľovacie algoritmy, prípadne vytvárať úlohy pre jednotlivých pracovníkov vrátane monitorovania stavu nadriadených akcií. Pre pomoc pri prechode procesom je v IS QI vytvorený tzv. „sprievodca procesom". V ňom je možné postupne prechádzať jednotlivé procesy a vytvárať automaticky jednotlivé doklady a akcie. Tohto sprievodcu procesom je možné využiť aj na simuláciu procesov alebo oboznámenie nových zamestnancov s firemnými procesmi.